Transportstyrelsen
Transportstyrelsen är en svensk statlig myndighet som ansvarar för regelgivning, tillståndsprövning och tillsyn inom transportområdet för bland annat vägtrafik, järnväg, sjöfart och luftfart. De utför uppgifter som att utfärda körkort och tillstånd, registersätta fordon och besluta om indragna körkort, samt hantera skatter och avgifter kopplade till fordon.
Transportstyrelsen har kontor på 12 olika orter landet över och har idag cirka 2000 medarbetare. Den största delen av verksamheten finns i Borlänge, Norrköping och Örebro, och myndigheten sorterar under Landsbygds- och infrastrukturdepartementet.
Synerity har sedan flera år tillbaka haft förmånen att få vara svensk samarbetspartner till Transportstyrelsen, en resa som nu fortsätter i och med att de valt Halo som sin nya ITSM-lösning.
- Vi hade ju redan ett väldigt bra upparbetat samarbete med Synerity, då de var vår lokala partner även gällande vår tidigare lösning Cherwell. När det stod klart att den på plattformen på sikt skulle avvecklas så började vi scanna av marknaden för att hitta en lämplig ersättare, och vi fastnade för HaloITSM. Dels gillade vi Halo Solutions koncept, dels kändes det som en spännande och fräsch lösning som kunde uppfylla mycket av det vi hade som krav. När det sedan visade sig att Synerity även blivit partner till Halo så blev det väldigt smidigt att bara byta lösning, men behålla samma partner, konstaterar Martin Fernström, systemförvaltare/systemtekniker på Transportstyrelsen.
- Det var initialt väldigt snabba ryck och vi var väldigt tacksamma för att Synerity kunde vara med på en så snabb vändning. Vi blev tilldelade tre konsulter tämligen direkt, och vi har flyttat i princip alla processer och all funktionalitet till HaloITSM. Det har inneburit väldigt mycket arbete, men samtidigt är det värt att lägga ned några extra timmar för att få det precis som man vill ha det. Vi har haft stor hjälp av Syneritys konsulter och det var givetvis även en fördel att de redan kände till verksamheten. Det vi prioriterade att få hjälp med var framför allt alla integrationer. När man jobbar med en myndighet så ställs det ju dessutom krav att man är på plats fysiskt i lokalerna och gör arbetet.
Martin upplever att den nya plattformen inneburit ett lyft för IT-avdelningen både gällande funktionalitet och flexibilitet. Det har också varit en stor fördel att ha med sig en partner som verkligen har förstått vad det är man behöver få ut av systemet.
- Vi gick live med HaloITSM i slutet på maj, och än så länge så är det enbart IT-avdelningen som jobbar i lösningen. Det är ett helt annat system än det vi jobbade i innan, och här finns mycket större möjlighet till utveckling, effektivisering och automatisering. Över lag känns det väldigt modernt och det är effektivt att jobba i systemet. Dessutom är det pedagogiskt och enkelt att sätta sig in i. Dock är vi ju fortfarande i en intrimningsfas och i full gång både med att förändra våra processer och hur vi jobbar.
- Jag vill också passa på att ge ett stort plus till Halos organisation som är väldigt lyhörda för all feedback, och gärna vill få in alla use cases. Ofta dyker de förbättringar vi önskat oss upp i kommande release notes, och vi får alltid snabb och bra respons både från Halo och Synerity. Vi gillar att ha tighta avstämningar med våra partners och få nulägesrapporter om vad som händer gällande uppdateringar i systemet. Och trots att Synerity själva är ganska nya i systemet så har de gjort sitt absolut bästa för oss och verkligen lyssnat in vad vi behöver. Det är ett väldigt flexibelt och givande samarbete som vi ser fram emot att fortsätta, avslutar Martin Fernström.
“Det är ett helt annat system än det vi jobbade i innan, och här finns mycket större möjlighet till utveckling, effektivisering och automatisering.”
Utmaningen:
2018 satte Transportstyrelsen upp en on-prem ITSM-lösning i Cherwell med hjälp av Synerity. Kärnprocesserna – Incident, Request, Problem, Change och Knowledge – fanns på plats tillsammans med flera interna integrationer. Efter några år blev utmaningen tydlig: hög förändringstakt, ökade krav på användarupplevelse och rapportering, samtidigt som teknisk skuld och specialanpassningar gjorde förvaltningen tung. Myndighetens krav på datakontroll, spårbarhet och drift inom eget nät innebar dessutom att ett plattformsbyte måste ske on-prem utan att äventyra stabilitet eller säkerhet.
Lösningen:
Under 2024/2025 genomfördes ett stegvis byte till HaloITSM – fortsatt on-prem – i samarbete med Synerity. Vi började med målbild och processkartläggning, mappade Cherwell-objekt till Halos datamodell och prioriterade “måste-ha” för första releasen. Data för centrala processer migrerades med tydliga fältmappar och kvalitetskontroller. Integrationer moderniserades och standardiserades för enklare förvaltning i myndighetens miljö. Utrullningen gjordes i tre steg: pilot, parallellkörning och kontrollerad cut-over med hypercare. Agenter och processägare utbildades, och en drift- och förvaltningsmodell etablerades för kortare releasecykler, patchrutiner och tydliga rollback-planer – allt inom Transportstyrelsens egna datacenter och säkerhetsramar.
Utfallet:
Resultatet blev en modern, konfigurerbar ITSM-plattform on-prem som är snabbare att vidareutveckla och enklare att äga. Handläggningstider har kortats, portalen och agentvyerna är mer intuitiva och rapporteringen är vassare. Processerna för Incident/Request/Problem/Change är renodlade och Knowledge är lättare att hitta och underhålla. Inte minst viktigt är att bytet skedde bytet utan betydande driftstörningar och med bibehållen datakontroll och säkerhetsnivå. Synerity fortsätter som rådgivande partner för löpande optimering och vidareutveckling i HaloITSM för Transportstyrelsen.
