Helsingborgshem
Helsingborgshem är ett allmännyttigt bostadsbolag grundat 1946 som ägs av Helsingborgs stad. Bolaget har i uppdrag att skapa attraktiva bostäder som bidrar till att staden kan växa, utvecklas och vara en attraktiv stad att leva i.
Helsingborgshem har även som uppdrag att delta i stadsutvecklingsarbetet, se till att det finns bra service i de olika stadsdelarna, samt bidra till att göra Helsingborg till en öppen och inkluderande stad och främja gemenskap och trygghet. Det totala fastighetsbeståndet omfattar cirka 12 000 lägenheter och 200 kommersiella lokaler spridda över ett 30-tal olika bostadsområden.
Verksamheten har idag växt ut till att omfatta drygt 250 anställda, och tittar man på statistiken så bor ungefär var sjunde helsingborgare i en fastighet som tillhör Helsingborgshem. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer på ett sätt som främjar långsiktigt hållbar utveckling, såväl ekonomisk som social och ekologisk.
När det blev dags för Helsingborgshems IT-avdelning att börja se sig om efter ett nytt mer modernt och lättarbetat ITSM-system så riktades blickarna ganska snart mot Freshservice. Efter noga övervägande landade man i att välja den som sin nya lösning samt att anlita Synerity som sin lokala partner.
– Vi satt tidigare med ett föråldrat ärendehanteringssystem som helt enkelt inte levde upp till våra förväntningar och behov längre. En av anledningarna till av vi valde just Freshservice som vår nya lösning är att det fanns en del goda erfarenheter av plattformen i organisationen sedan tidigare, och jag har själv varit med och implementerat det på tidigare arbetsplatser. Freshservice är inte så tungrott som många av de andra större spelarna, och just enkelheten gör att det är lätt att hantera det dagliga arbetet även för nybörjare. Dessutom blir det inte så konsulttungt, utan det finns möjlighet att göra mycket av utvecklingen själva. Merparten av de lösningar vi köper in numera är SaaS-lösningar så att vi slipper hantera underhåll och uppdateringar, berättar Filip Landén, Leveransansvarig för IT på Helsingborgshem.
Filip framhåller även fördelarna med att kunna ha en svensk partner som dessutom är baserad i samma stad. Och han är imponerade över den kunskap och kompetens som Syneritys konsulter kunnat bidra med under implementationen.
– Det har varit väldigt skönt att ha en svensk konsultfirma som dessutom sitter lokalt på plats här i Helsingborg. Vi får konkret hjälp när vi behöver den, utan långa ledtider. Synerity har hjälpt oss med att bygga grunden, sätta upp ett regelverk och automatiserat ärendefördelningen. De har även hjälpt oss med integration gentemot såväl vår tidigare som nuvarande IT-partner.
– Jag måste säga att det är väldigt sällan man kommer i kontakt med konsulter som har den här djupa kunskapen om systemen man levererar. Det har inte funnits en enda frågeställning som man inte kunnat besvara eller hitta en lösning på. Man är väldigt på tårna och det är guld värt för oss som kund. Vi gick live med integrationen mot ATEA för 3 månader sen, och så hör långt har allt flutit på väldigt bra.
Samarbetet fortsätter nu med regelbundna avstämningar och inom kort sker även en lansering av en ny självserviceportal. Det finns även en förhoppning om att på sikt kunna flytta in fler processer och avdelningar i systemet.
– Vi har fortsatt kvartalsvisa avstämningar med Synerity och tar hjälp när behovet uppstår. Än så länge så är det primärt IT-avdelningen, samt de medarbetare som jobbar tillsammans med oss på olika sätt, som har tillgång till systemet. Men ser vi att det finns symbioseffekter framåt så är vi så klart öppna för att plocka in fler avdelningar och medarbetare i systemet. Vi har bland annat tittat på att flytta in onboardingprocesser för HR i plattformen. Dessutom är vi på gång med att lansera vår självserviceportal där vi kommer behöva hjälp av Synerity med att sätta olika formulär etc. Vi har stora förhoppningar om att den på sikt på både kommer att förenkla och effektivisera vårt arbete, avslutar Filip Landén.
“Jag måste säga att det är väldigt sällan man kommer i kontakt med konsulter som har den här djupa kunskapen om systemen man levererar.”
Utmaningen:
Att byta ut det tidigare ITSM-verktyget, som inte längre levde upp till Helsingborgshems förväntningar och behov, för att i stället implementera Freshservice. En mer modern och lätthanterlig lösning som bland annat gett bättre översikt och hantering av assets (CMDB) samt en effektivare ärendehantering.
Lösningen:
Synerity antog utmaningen att tillsammans med Helsingborgshem implementera Freshservice för att ytterligare effektivisera och automatisera IT-avdelningens ärendehantering. Fokus har legat på att göra lösningen enkel att förvalta och bygga vidare på, så att kunden själv kan lägga till fler processer och avdelningar allt eftersom behov uppstår. Synerity har även bistått med hjälp vid integration gentemot en hårdvaruleverantör, samt hållit utbildningar och workshops på plats med kunden.
Utfallet:
Tack vare Freshservice så har Helsingborgshem fått ett fullvärdigt ärendehanteringssystem där de har full översyn över sina ärenden och tillgångar samt kan följa upp servicenivåer. Över tid har vi även sett en ökning av antalet i systemet och över tid finns det potential att koppla på fler användare och avdelningar. Helsingborgshem är en utmärkt samarbetspartner som visat stort engagemang och som snabbt blivit självgående i systemet. Synerity har efter införandet fortsatt som stödjande partner med löpande avstämningar för att optimera användningen och säkerställa att lösningen fortsätter skapa värde över tid.
